Veröffentlicht am 8. Januar 2025

Verschärfte Dokumentationspflichten für Mediziner

Ab dem 1. Januar 2025 gelten erweiterte Dokumentationspflichten für alle Abrechnungen mit gesetzlichen und privaten Krankenkassen. Mediziner müssen nun bei jeder Leistungsabrechnung detaillierte Angaben zur Behandlungsdauer, zu verwendeten Materialien und zur medizinischen Notwendigkeit der erbrachten Leistung machen. Diese Verschärfung zielt darauf ab, Abrechnungsbetrug zu verhindern und die Transparenz im Gesundheitswesen zu erhöhen.

Konkret bedeutet dies: Jede GOÄ- oder EBM-Ziffer muss mit einem ausführlichen Behandlungsnachweis hinterlegt werden. Die Kassenärztlichen Vereinigungen haben angekündigt, stichprobenartig verstärkt zu prüfen. Praxen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Rückforderungen und im Wiederholungsfall sogar den Ausschluss von der kassenärztlichen Versorgung.

Für viele Praxen bedeutet dies eine erhebliche administrative Mehrbelastung. Die Deutsche Verrechnungsstelle AG empfiehlt daher die Implementierung digitaler Abrechnungssysteme, die diese Dokumentation automatisiert erfassen und strukturiert aufbereiten. Moderne Praxisverwaltungssysteme können hier wertvolle Zeit sparen und gleichzeitig die Fehlerquote minimieren.

Elektronische Rechnungsstellung wird Standard

Eine der weitreichendsten Änderungen betrifft die Rechnungsstellung: Ab 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für alle Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern verpflichtend. Dies betrifft insbesondere Anwälte und Steuerberater, die für Behörden, Kommunen oder staatliche Einrichtungen tätig sind. Auch im B2B-Bereich wird die E-Rechnung schrittweise zur Pflicht – zunächst für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2026 dann für alle Unternehmen.

Die E-Rechnung muss dem Standard XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen und strukturierte Daten in einem maschinenlesbaren Format enthalten. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail reicht nicht mehr aus. Die technische Umstellung erfordert entweder die Anschaffung spezialisierter Software oder die Nutzung von Dienstleistern, die die Konvertierung und den Versand übernehmen.

Für Kanzleien bedeutet dies eine grundlegende Umstellung ihrer Abrechnungsprozesse. Die Deutsche Verrechnungsstelle AG bietet hier vollständige Unterstützung: Von der technischen Implementierung über die Schulung der Mitarbeiter bis hin zur laufenden Betreuung und Aktualisierung der Systeme. So können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren, während die administrative Komplexität von Experten gehandhabt wird.

Ein weiterer Vorteil der E-Rechnung: Die Zahlungsfristen verkürzen sich in der Regel, da die automatisierte Verarbeitung beim Empfänger schneller erfolgt. Dies verbessert Ihre Liquidität und reduziert den Aufwand für das Mahnwesen erheblich.

Anpassungen bei der Gebührenordnung

Die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) wurde zum Jahreswechsel in mehreren Positionen angepasst. Besonders relevant sind die Änderungen bei telemedizinischen Leistungen, die nun differenzierter abgerechnet werden können. Videosprechstunden, digitale Konsultationen und Remote-Monitoring erhalten eigene Abrechnungsziffern mit klar definierten Voraussetzungen.

Auch für Anwälte gibt es Neuerungen: Das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) wurde in Bezug auf digitale Verfahren und Online-Beratungen präzisiert. Die Abrechnung von Beratungsleistungen per Videokonferenz oder E-Mail folgt nun klaren Regeln, die eine faire Vergütung bei gleichzeitiger Transparenz für Mandanten gewährleisten.

Erweiterte Meldepflichten bei Datenpannen

Die Datenschutz-Grundverordnung wurde 2025 in mehreren Punkten konkretisiert. Besonders relevant für Gesundheitsdienstleister und Kanzleien sind die verschärften Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen. Während bisher eine Meldung innerhalb von 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde ausreichte, müssen nun auch betroffene Personen in vielen Fällen direkt informiert werden – und zwar innerhalb von 48 Stunden.

Dies erfordert ein funktionierendes Incident-Response-System, das Datenpannen schnell erkennt, bewertet und die notwendigen Schritte einleitet. Für kleinere Praxen und Kanzleien kann dies eine erhebliche Herausforderung darstellen. Die Bußgelder bei Verstößen wurden ebenfalls erhöht und können nun bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro betragen – je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Empfehlung: Implementieren Sie ein Datenschutz-Management-System, das automatisch Sicherheitsvorfälle erkennt und dokumentiert. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit sensiblen Daten und führen Sie mindestens einmal jährlich einen Datenschutz-Audit durch.

Neue Anforderungen an Auftragsverarbeiter

Wenn Sie externe Dienstleister für die Verarbeitung personenbezogener Daten einsetzen – etwa Abrechnungsdienstleister, Cloud-Anbieter oder IT-Dienstleister – müssen Sie ab 2025 strengere Anforderungen erfüllen. Die Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) müssen nun detaillierter sein und konkrete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) dokumentieren.

Zudem müssen Sie regelmäßig überprüfen, ob Ihre Auftragsverarbeiter die vereinbarten Datenschutzstandards einhalten. Dies kann durch Audits, Zertifizierungen oder regelmäßige Berichte erfolgen. Die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes liegt letztlich bei Ihnen als Verantwortlichem – auch wenn die Datenverarbeitung ausgelagert ist.

Die Deutsche Verrechnungsstelle AG erfüllt alle aktuellen DSGVO-Anforderungen und stellt Ihnen standardisierte, rechtssichere AVV-Verträge zur Verfügung. Unsere Systeme sind ISO 27001-zertifiziert und werden regelmäßig von unabhängigen Datenschutzexperten geprüft.

Patientenrechte und Auskunftspflichten

Patienten und Mandanten haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Die Frist für die Beantwortung solcher Auskunftsersuchen wurde von 30 auf 14 Tage verkürzt. Dies erfordert effiziente Prozesse zur Datenextraktion und -aufbereitung.

Zudem müssen Sie bei der Erhebung personenbezogener Daten noch transparenter informieren: Welche Daten werden zu welchem Zweck erhoben? Wie lange werden sie gespeichert? An wen werden sie weitergegeben? Diese Informationen müssen in klarer, verständlicher Sprache bereitgestellt werden – juristische Fachsprache allein reicht nicht mehr aus.

Erhöhung der Umsatzsteuergrenzen

Eine positive Nachricht für kleinere Praxen und Kanzleien: Die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung wurde von 22.000 Euro auf 25.000 Euro angehoben. Damit können mehr Selbstständige von der vereinfachten Umsatzsteuerregelung profitieren und müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen.

Allerdings gibt es auch hier eine Kehrseite: Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, kann keine Vorsteuer geltend machen. Für Praxen mit hohen Investitionen in medizinische Geräte oder IT-Infrastruktur kann dies nachteilig sein. Eine sorgfältige Kalkulation ist daher unerlässlich.

Steuerberater sollten ihre Mandanten individuell beraten, ob die Kleinunternehmerregelung tatsächlich vorteilhaft ist oder ob eine reguläre Umsatzsteuerveranlagung wirtschaftlich sinnvoller wäre.

Neue Abschreibungsregeln für digitale Wirtschaftsgüter

Software, digitale Praxisverwaltungssysteme und Cloud-Dienste können ab 2025 schneller abgeschrieben werden. Die Nutzungsdauer für digitale Wirtschaftsgüter wurde pauschal auf drei Jahre festgelegt, unabhängig von der tatsächlichen technischen Lebensdauer. Dies ermöglicht höhere Abschreibungen in den ersten Jahren und verbessert die Liquidität.

Besonders relevant ist dies für Mediziner, die in telemedizinische Infrastruktur investieren, sowie für Kanzleien, die ihre IT-Systeme modernisieren. Die beschleunigte Abschreibung reduziert die Steuerlast und macht Investitionen in Digitalisierung attraktiver.

Wichtig: Die Regelung gilt nur für Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2024 angeschafft wurden. Bereits vorhandene Software muss weiterhin nach den alten Regeln abgeschrieben werden.

Änderungen bei der Einkommensteuer-Vorauszahlung

Selbstständige Gesundheitsdienstleister müssen ihre Einkommensteuer-Vorauszahlungen ab 2025 vierteljährlich anpassen, wenn sich ihr Einkommen um mehr als 20% verändert. Dies soll verhindern, dass am Jahresende hohe Nachzahlungen fällig werden, die die Liquidität belasten.

Die Anpassung erfolgt nicht automatisch – Sie müssen aktiv beim Finanzamt eine Herabsetzung oder Erhöhung beantragen. Dies erfordert eine laufende Überwachung der Einkommensentwicklung und eine vorausschauende Steuerplanung.

Tipp: Nutzen Sie digitale Buchhaltungssysteme, die Ihre Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit erfassen und automatisch Warnungen ausgeben, wenn eine Anpassung der Vorauszahlungen sinnvoll wäre.

Betriebsausgabenpauschale für Freiberufler

Für Freiberufler, die keine detaillierte Buchführung betreiben möchten, wurde eine neue Betriebsausgabenpauschale eingeführt. Sie beträgt 30% der Betriebseinnahmen, maximal jedoch 15.000 Euro pro Jahr. Dies vereinfacht die Steuererklärung erheblich und reduziert den Aufwand für die Belegsammlung.

Allerdings: Wer die Pauschale in Anspruch nimmt, kann keine tatsächlichen Betriebsausgaben mehr geltend machen. Für Praxen mit hohen Kosten – etwa für Personal, Miete oder medizinische Geräte – ist die individuelle Erfassung der Ausgaben meist vorteilhafter.

Sofortmaßnahmen für die ersten 90 Tage

Langfristige Strategien für nachhaltigen Erfolg

Die regulatorischen Änderungen sind nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine Chance zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Nutzen Sie die notwendigen Anpassungen, um Ihre gesamte administrative Infrastruktur zu modernisieren und zukunftssicher zu machen.

Investieren Sie in digitale Lösungen, die nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch flexibel genug sind, um zukünftige Änderungen schnell umzusetzen. Cloud-basierte Systeme bieten hier den Vorteil, dass Updates automatisch eingespielt werden und Sie immer auf dem neuesten Stand der Technik sind.

Bauen Sie ein Netzwerk aus verlässlichen Partnern auf: Steuerberater, Datenschutzexperten, IT-Dienstleister und spezialisierte Verrechnungsstellen wie die Deutsche Verrechnungsstelle AG. Gemeinsam können Sie sicherstellen, dass Ihre Praxis oder Kanzlei nicht nur compliant ist, sondern auch effizient und profitabel arbeitet.