Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: 15. Dezember 2024

1. Einleitung und Verantwortliche Stelle

Die Deutsche Verrechnungsstelle AG nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Website und der damit verbundenen Dienstleistungen.

Als professioneller Dienstleister für Steuerberater, Anwälte, Mediziner und Kanzleien verstehen wir die besondere Bedeutung des Datenschutzes in sensiblen Geschäftsbereichen. Unsere Datenschutzpraktiken entsprechen den höchsten Standards der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

2. Erhebung und Speicherung Personenbezogener Daten

2.1 Besuch unserer Website

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihre IP-Adresse und ähnliches. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website.

Folgende Daten werden bei jedem Aufruf unserer Website erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners
• Name Ihres Access-Providers

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden nach einer statistischen Auswertung gelöscht.

2.2 Kontaktaufnahme und Anfragen

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

2.3 Vertragsabwicklung und Kundenbeziehungen

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Steuerberatern, Anwälten, Medizinern und Kanzleien verarbeiten wir personenbezogene Daten, die zur Durchführung und Abwicklung der vertraglichen Leistungen erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere:

• Name, Anschrift und Kontaktdaten der Vertragspartner
• Rechnungsdaten und Zahlungsinformationen
• Vertragsdokumente und Korrespondenz
• Informationen zur Leistungserbringung und Abrechnung
• Daten zur Qualitätssicherung und Vertragserfüllung

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen). Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

3. Weitergabe von Daten und Empfänger

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben
• Die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben
• Für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht
• Dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist

3.1 Auftragsverarbeiter

Wir setzen zur Erbringung unserer Dienstleistungen externe Dienstleister ein, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO). Dies betrifft insbesondere:

• IT-Dienstleister und Hosting-Provider
• Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von Transaktionen
• Dienstleister für E-Mail-Versand und Kommunikation
• Buchhaltungs- und Steuerberatungsdienstleister

Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, die sicherstellen, dass die Verarbeitung nur nach unserer Weisung erfolgt und die Sicherheit der Daten gewährleistet ist.

3.2 Keine Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer (Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums) findet grundsätzlich nicht statt. Sollte eine solche Übermittlung in Einzelfällen erforderlich werden, erfolgt diese nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (z.B. durch Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO) und Sie hierüber vorab informiert wurden.

4. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die Ihr Browser speichert. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

4.1 Technisch notwendige Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Website erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. Die Rechtsgrundlage für die Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Folgende Daten werden in den Cookies gespeichert und übermittelt:

• Session-Identifikation zur Aufrechterhaltung der Verbindung
• Spracheinstellungen
• Cookie-Einwilligungsstatus
• Sicherheitsrelevante Informationen zur Authentifizierung

4.2 Analyse-Cookies

Wir verwenden Analyse-Cookies, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten. Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Die durch Analyse-Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server in Deutschland übertragen und dort gespeichert. Die Rechtsgrundlage für die Verwendung von Analyse-Cookies ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4.3 Cookie-Verwaltung

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Sie können Ihre Einwilligung zur Verwendung von Cookies jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu können Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen oder Ihre Cookie-Einstellungen über unser Cookie-Banner anpassen.

5. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256-Bit-Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit-Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit-v3-Technologie zurück.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

5.1 Technische Schutzmaßnahmen

• Verschlüsselte Datenübertragung mittels SSL/TLS-Technologie
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
• Firewall-Systeme und Intrusion-Detection-Systeme
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Verschlüsselte Datenspeicherung auf gesicherten Servern
• Backup-Systeme zur Datensicherung

5.2 Organisatorische Schutzmaßnahmen

• Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
• Vertraulichkeitsverpflichtungen aller Mitarbeiter
• Regelmäßige Schulungen zum Datenschutz
• Dokumentierte Datenschutzprozesse und -richtlinien
• Incident-Response-Verfahren bei Sicherheitsvorfällen
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Schutzmaßnahmen

Trotz aller Sorgfalt können wir keine absolute Sicherheit garantieren. Wir empfehlen Ihnen daher, auch selbst Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, insbesondere bei der Übermittlung sensibler Informationen über das Internet.

6. Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten geltend machen:

6.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen:

• Die Verarbeitungszwecke
• Die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
• Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern
• Die geplante Dauer der Speicherung
• Das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung
• Das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
• Die Herkunft der Daten, wenn diese nicht bei Ihnen erhoben wurden

6.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

6.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage
• Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein
• Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet
• Die Löschung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen des öffentlichen Interesses.

6.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• Die Richtigkeit der Daten wird von Ihnen bestritten
• Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, Sie lehnen aber die Löschung ab
• Wir benötigen die Daten nicht mehr, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen
• Sie haben Widerspruch eingelegt und es ist noch nicht festgestellt, ob unsere Gründe überwiegen

6.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

6.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

6.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

6.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der verfolgten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Nach Wegfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf der gesetzlichen Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

7.1 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Für bestimmte Daten bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO):

• 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege
• 6 Jahre: Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

7.2 Speicherdauer nach Zwecken

• Kontaktanfragen: Bis zur vollständigen Bearbeitung der Anfrage, danach Löschung nach 3 Monaten, sofern keine Geschäftsbeziehung entsteht
• Vertragsdaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Server-Logfiles: Automatische Löschung nach 7 Tagen
• Cookies: Je nach Cookie-Typ zwischen Sitzungsende und 24 Monaten
• Bewerberdaten: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Nach Ablauf der Speicherfrist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Verarbeitung erforderlich ist. Die Löschung erfolgt unter Beachtung der technischen Möglichkeiten und des damit verbundenen Aufwands.

8. Besondere Hinweise für Geschäftskunden

Als Dienstleister für Steuerberater, Anwälte, Mediziner und Kanzleien verarbeiten wir im Rahmen unserer Verrechnungsdienstleistungen auch personenbezogene Daten im Auftrag unserer Geschäftskunden. In diesen Fällen gelten besondere datenschutzrechtliche Regelungen:

8.1 Auftragsverarbeitung

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Geschäftskunden verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. In diesem Fall ist unser Geschäftskunde der Verantwortliche für die Datenverarbeitung und wir handeln ausschließlich nach dessen Weisungen.

Die Auftragsverarbeitung umfasst insbesondere:

• Verarbeitung von Abrechnungsdaten und Zahlungsinformationen
• Verwaltung von Mandantendaten im Rahmen der Verrechnungsdienstleistung
• Erstellung und Versand von Rechnungen und Zahlungserinnerungen
• Durchführung des Forderungsmanagements
• Bereitstellung von Reporting und Auswertungen

8.2 Berufsgeheimnis und Verschwiegenheit

Wir sind uns der besonderen Vertraulichkeit bewusst, die bei der Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Anwälten und Medizinern erforderlich ist. Alle unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und wurden entsprechend geschult. Wir beachten die besonderen berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten unserer Geschäftspartner und haben entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen implementiert.

8.3 Datenschutz bei Mandantendaten

Wenn Sie als Mandant einer Kanzlei oder Praxis von unseren Dienstleistungen betroffen sind, ist Ihr Steuerberater, Anwalt oder Arzt der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Für Auskünfte über die Verarbeitung Ihrer Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte direkt an die jeweilige Kanzlei oder Praxis.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Kanzlei oder Praxis und geben diese nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

9. Externe Links und Social Media

Unsere Website kann Links zu externen Websites Dritter enthalten, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Für die Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich. Wir übernehmen keine Haftung für die Datenschutzpraktiken dieser externen Websites.

Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärungen der verlinkten Websites zu lesen, bevor Sie personenbezogene Daten auf diesen Seiten eingeben. Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für Informationen, die über unsere Website erhoben werden.

Wir verwenden auf unserer Website keine Social-Media-Plugins, die automatisch Daten an soziale Netzwerke übertragen. Sollten wir in Zukunft solche Funktionen einbinden, werden wir Sie an dieser Stelle darüber informieren und Ihre Einwilligung einholen, sofern dies erforderlich ist.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden wir auf unserer Website bekannt geben. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um über den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten informiert zu bleiben.

Die aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung ist stets unter der URL https://dvs.it.com/privacy_policy.html abrufbar.

11. Kontakt und Fragen zum Datenschutz

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, uns kontaktieren möchten oder Ihre Rechte als betroffene Person ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an:

Wir werden Ihre Anfrage umgehend bearbeiten und uns bemühen, Ihnen innerhalb von 30 Tagen zu antworten. In komplexen Fällen kann diese Frist um weitere 60 Tage verlängert werden, worüber wir Sie rechtzeitig informieren werden.

Für allgemeine Anfragen zu unseren Dienstleistungen besuchen Sie bitte unsere Kontaktseite.