Moderne digitale Lösung für Ihre Belegverwaltung und Dokumentenarchivierung. Schluss mit Papierbergen – wir digitalisieren Ihre Belege, Rechnungen und Verträge und stellen sie Ihnen in einem sicheren Online-Portal zur Verfügung.
In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist eine effiziente Dokumentenverwaltung entscheidend für den Erfolg von Steuerberatern, Anwälten, Medizinern und Kanzleien. Die traditionelle Papierarchivierung ist nicht nur platzraubend und kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig und zeitaufwendig. Unsere digitale Belegverwaltungslösung revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Ihre Dokumente organisieren, archivieren und abrufen.
Mit unserer innovativen Plattform gehören überfüllte Aktenschränke, verlorene Belege und mühsames Suchen nach wichtigen Dokumenten der Vergangenheit an. Wir bieten Ihnen eine GoBD-konforme, sichere und benutzerfreundliche Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse professioneller Dienstleister zugeschnitten ist.
Unsere digitale Dokumentenarchivierung ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während wir uns um die sichere Aufbewahrung und Organisation Ihrer wichtigen Unterlagen kümmern. Erleben Sie die Freiheit einer papierlosen Kanzlei und profitieren Sie von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.
Die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) ist für Steuerberater, Anwälte und andere professionelle Dienstleister von entscheidender Bedeutung. Unsere Digitalisierungslösung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bietet Ihnen maximale Rechtssicherheit bei der elektronischen Archivierung Ihrer Dokumente.
Wir gewährleisten die Unveränderbarkeit Ihrer digitalisierten Belege durch den Einsatz modernster Verschlüsselungstechnologien und Prüfsummenverfahren. Jedes Dokument wird mit einem eindeutigen digitalen Fingerabdruck versehen, der jegliche nachträgliche Manipulation sofort erkennbar macht. Dies entspricht den strengen Anforderungen der Finanzverwaltung und schützt Sie vor rechtlichen Risiken.
Die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Ihrer Dokumentation wird durch automatische Protokollierung aller Vorgänge sichergestellt. Jeder Zugriff, jede Änderung und jede Archivierung wird lückenlos dokumentiert und kann bei Bedarf für Betriebsprüfungen oder rechtliche Auseinandersetzungen nachgewiesen werden. Unsere Revisionssicherheit gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre digitale Archivierung allen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Darüber hinaus erfüllen wir die Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 AO und § 257 HGB. Ihre Dokumente werden für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume sicher aufbewahrt und können jederzeit in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Dies erspart Ihnen nicht nur Platz und Kosten, sondern auch den administrativen Aufwand der manuellen Archivverwaltung.
Unsere Plattform nutzt modernste Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Ihre Dokumentenverwaltung auf ein neues Niveau zu heben. Die automatische Texterkennung (OCR) erfasst nicht nur den Inhalt Ihrer Belege, sondern extrahiert auch wichtige Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge, Daten und Lieferanten. Diese Daten werden strukturiert in Ihrer Datenbank abgelegt und ermöglichen eine blitzschnelle Suche und Auswertung.
Die intelligente Kategorisierung ordnet Ihre Dokumente automatisch den richtigen Kategorien zu – sei es nach Dokumententyp, Mandant, Projekt oder Geschäftsjahr. Das System lernt kontinuierlich aus Ihren Eingaben und wird mit der Zeit immer präziser in der Zuordnung. Dies spart Ihnen wertvolle Zeit bei der manuellen Sortierung und reduziert Fehlerquellen erheblich.
Besonders wertvoll für Steuerberater und Kanzleien ist die automatische Verknüpfung von zusammengehörigen Dokumenten. Rechnungen werden automatisch mit den entsprechenden Zahlungsbelegen, Verträgen und Korrespondenz verknüpft. Dies schafft einen vollständigen Dokumentenkontext und erleichtert die Bearbeitung komplexer Mandate erheblich.
Die Volltextsuche durchsucht nicht nur Dateinamen und Metadaten, sondern auch den gesamten Inhalt Ihrer digitalisierten Dokumente. Finden Sie in Sekundenschnelle genau das Dokument, das Sie benötigen – auch wenn Sie sich nur an ein einzelnes Stichwort oder einen ungefähren Zeitraum erinnern. Filter- und Sortierfunktionen ermöglichen es Ihnen, große Dokumentenbestände effizient zu durchsuchen und auszuwerten.
Der Schutz Ihrer sensiblen Daten hat für uns oberste Priorität. Unser Online-Portal erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gespeichert, die den strengen Anforderungen der DSGVO entsprechen. Ihre Dokumente verlassen niemals den deutschen Rechtsraum und unterliegen damit dem besonders strengen deutschen Datenschutzrecht.
Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Ihre Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung. Wir verwenden militärische Verschlüsselungsstandards (AES-256), die selbst von Geheimdiensten als unknackbar gelten. Selbst im unwahrscheinlichen Fall eines Servereinbruchs bleiben Ihre Daten für Unbefugte unlesbar.
Der Zugang zu Ihrem Portal ist durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Neben Ihrem Passwort benötigen Sie einen zeitlich begrenzten Code, der auf Ihr Smartphone gesendet wird. Dies verhindert unbefugten Zugriff selbst dann, wenn Ihr Passwort kompromittiert werden sollte. Zusätzlich können Sie IP-Beschränkungen einrichten und den Zugriff auf bestimmte Netzwerke oder Standorte limitieren.
Unser granulares Berechtigungssystem ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf Dokumente präzise zu steuern. Definieren Sie für jeden Mitarbeiter individuelle Zugriffsrechte – von der reinen Leseberechtigung bis zur vollständigen Verwaltung. Mandantenbezogene Berechtigungen stellen sicher, dass Mitarbeiter nur auf die Dokumente zugreifen können, die für ihre Arbeit relevant sind. Alle Zugriffe werden protokolliert und können jederzeit nachvollzogen werden.
Die Umstellung auf digitale Belegverwaltung bringt messbare wirtschaftliche Vorteile für Ihre Kanzlei. Studien zeigen, dass Mitarbeiter durchschnittlich 30-40% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Mit unserer intelligenten Suchfunktion reduziert sich diese Zeit auf wenige Sekunden. Diese Zeitersparnis können Sie für lukrative Mandatsarbeit nutzen und Ihre Produktivität erheblich steigern.
Die Platzersparnis durch den Wegfall physischer Archive ist beträchtlich. Ein durchschnittlicher Aktenschrank benötigt etwa 2 Quadratmeter Bürofläche. Bei Mietkosten von 15-25 Euro pro Quadratmeter in deutschen Innenstädten summieren sich die Einsparungen schnell auf mehrere tausend Euro pro Jahr. Dieser Platz kann für produktive Arbeitsplätze oder Besprechungsräume genutzt werden.
Die Prozessoptimierung durch digitale Workflows beschleunigt Ihre Arbeitsabläufe erheblich. Dokumente können direkt aus dem System heraus per E-Mail versendet, zur Unterschrift weitergeleitet oder in Buchhaltungssysteme exportiert werden. Die Integration mit gängigen Steuerberatungs- und Kanzleisoftware-Lösungen ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch ohne manuelle Übertragungen.
Nicht zu unterschätzen sind auch die Einsparungen bei Druck- und Kopierkosten. Dokumente müssen nicht mehr mehrfach ausgedruckt werden, sondern können digital geteilt und bearbeitet werden. Dies reduziert nicht nur Kosten für Papier, Toner und Gerätewartung, sondern schont auch die Umwelt. Viele unserer Kunden berichten von Einsparungen von 60-80% bei den Druckkosten nach der Umstellung auf digitale Dokumentenverwaltung.
In der modernen Arbeitswelt ist Flexibilität entscheidend. Unser cloudbasiertes System ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre Dokumente von jedem Ort der Welt – ob im Büro, im Homeoffice, beim Mandanten oder unterwegs. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und können sofort auf Ihre gesamte Dokumentenbibliothek zugreifen.
Die responsive Weboberfläche passt sich automatisch an jedes Endgerät an – vom Desktop-PC über Tablets bis zum Smartphone. Die Bedienung ist intuitiv und erfordert keine spezielle Schulung. Ihre Mitarbeiter können sofort produktiv arbeiten, unabhängig davon, welches Gerät sie verwenden.
Besonders wertvoll ist die Offline-Funktionalität unserer mobilen Apps. Laden Sie wichtige Dokumente auf Ihr Smartphone oder Tablet herunter und greifen Sie auch ohne Internetverbindung darauf zu. Ideal für Mandantengespräche, Gerichtstermine oder Reisen. Sobald Sie wieder online sind, werden alle Änderungen automatisch synchronisiert.
Die Kollaborationsfunktionen ermöglichen es mehreren Mitarbeitern, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Teilen Sie Dokumente mit Kollegen, fügen Sie Kommentare hinzu und verfolgen Sie Änderungen in Echtzeit. Dies ist besonders wertvoll für die Zusammenarbeit in größeren Kanzleien oder bei der Bearbeitung komplexer Mandate mit mehreren Beteiligten.
Eine durchdachte Dokumentenstruktur ist das Fundament effizienter Kanzleiarbeit. Unser System bietet Ihnen flexible Organisationsmöglichkeiten, die sich an Ihre individuellen Arbeitsabläufe anpassen. Erstellen Sie eine hierarchische Ordnerstruktur nach Mandanten, Projekten, Geschäftsjahren oder beliebigen anderen Kriterien. Die Struktur kann jederzeit angepasst werden, ohne dass Dokumente neu hochgeladen werden müssen.
Das Tag-System ermöglicht eine multidimensionale Kategorisierung Ihrer Dokumente. Versehen Sie Belege mit beliebig vielen Schlagworten wie "Umsatzsteuer", "Betriebsausgaben", "Dringend" oder "Prüfung erforderlich". Ein Dokument kann gleichzeitig mehreren Kategorien zugeordnet werden, was die Auffindbarkeit erheblich verbessert.
Die Versionsverwaltung protokolliert alle Änderungen an Dokumenten und ermöglicht es Ihnen, jederzeit auf frühere Versionen zurückzugreifen. Dies ist besonders wichtig bei Verträgen, die mehrfach überarbeitet werden, oder bei Dokumenten, die im Laufe der Zeit aktualisiert werden müssen. Jede Version wird mit Zeitstempel und Bearbeiter gespeichert.
Automatische Erinnerungen und Fristen stellen sicher, dass wichtige Termine nicht vergessen werden. Hinterlegen Sie Wiedervorlagen für Verträge, die gekündigt werden müssen, oder Fristen für steuerliche Abgaben. Das System benachrichtigt Sie rechtzeitig und hilft Ihnen, alle Deadlines einzuhalten. Dies reduziert das Risiko von Versäumnissen und schützt Sie vor rechtlichen Konsequenzen.
Die Digitalisierung Ihrer Belegverwaltung ist mehr als nur eine technische Neuerung – sie ist ein strategischer Schritt in die Zukunft Ihrer Kanzlei. Mit unserer Lösung schaffen Sie die Grundlage für effizientere Arbeitsabläufe, zufriedenere Mitarbeiter und besseren Service für Ihre Mandanten. Die Investition amortisiert sich in der Regel bereits nach wenigen Monaten durch die erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.
Unsere Experten begleiten Sie bei jedem Schritt der Umstellung – von der Analyse Ihrer aktuellen Prozesse über die Digitalisierung Ihrer Altbestände bis zur Schulung Ihrer Mitarbeiter. Wir sorgen dafür, dass der Übergang reibungslos verläuft und Ihr Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird.
Werden Sie Teil der digitalen Revolution und erleben Sie, wie moderne Dokumentenverwaltung Ihre Kanzlei transformiert. GoBD-konform, jederzeit verfügbar und perfekt organisiert – so sieht die Zukunft der Belegverwaltung aus. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie wir Ihre spezifischen Anforderungen optimal umsetzen können.